Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR, på engelska), innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter.
Förordningen börjar gälla den 25 maj 2018 och ersätter då Personuppgifts Lagen (PUL).
Här nedan kommer det att beskrivas hur Yamaha Custom Club Sweden nedan kallat YCC Sweden behandlar dina personuppgifter.
YCC behandlar GDPR enligt följande rättsliga grunden intresseavvägning innebär att man får behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke i vissa fall. Men bara om YCC:s intressen väger tyngre än den registrerades, om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet.
YCC Sweden samlar personuppgifter på 4 olika ställen.
Det 1:a området som vi samlar personuppgifter är i våra 2 versioner av webb medlemsmatrikel som ligger till grund för att registrera varje betalande medlem och hedersmedlemmar. Åtkomst genom inloggning med unikt användarnamn och lösenord. Styrelsen har tillgång till båda, den lilla (version 2) har bara nödvändiga fält för medlemmarna och den stora matrikeln (version 1) innehåller följande fält som bara styrelsen har tillgång:
- Medlemsnummer: Medlemsnummer i klubben
- Uppdrag: Om medlem är utsedd till någon befattning i klubben
- Förnamn: Medlems förnamn
- Efternamn: Medlems efternamn
- Gatuadress: Medlems gatuadress
- Postnummer: Medlems postnummer
- Stad: Ort där medlemmen bor
- Riktnummer: Riktnummer till medlems hemtelefon
- Telefonnummer: Medlems hemtelefonnummer
- Mobiltelefonnummer: Medlems mobiltelefonnummer
- E-post: Medlems e-postadress
- Förnamn 2: Familjemedlems förnamn
- Efternamn 2: Familjemedlems efternamn
- E-post 2: Familjemedlems e-postadress
- Mobiltelefonnummer 2: Familjemedlems mobiltelefonnummer
Det 2:a området som vi samlar personuppgifter är på vår hemsida – den administrerande delen. Det är i vårt Användarregister som registrerar varje betalande medlem som kan logga in på hemsidan för att kunna ta del av den information som finns. De uppgifter som finns i Använda Registret är:
- Namn: För- och efternamn på medlem
- Användarnamn: Namn som medlem valt till inloggningsnamn
- E-post: Medlems e-postadress
Det 3:e området som vi samlar personuppgifter är på vår hemsida – den administrerande delen. Det är vårt Kontaktregister som registrerar varje betalande medlem så att den kan ta emot våra Nyhetsbrev som skickas till medlemmens e-postadress. De uppgifter som finns i Kontaktregistret är:
Rubrik: För- och efternamn, regiontillhörighet och länk till följande uppgifter:
Ändra kontakt:
- Länkad användare: Namn på länkad användare
- Bild: Bild som finns på medlem
- Befattning: Om medlem är utsedd till någon befattning i klubben
- E-post: E-postadress till medlem
- Adress: Medlems gatuadress
- Ort: Medlems bostadsort
- Postnummer: Medlems postnummer
- Telefon: Medlems telefon
- Mobiltelefon: Medlems mobiltelefonnummer
Länkad användare: För- och efternamn, e-post och länk till följande uppgifter:
Kontodetaljer:
- Namn: För- och efternamn på medlem
- Inloggningsnamn: Inloggningsnamn som medlem valt
- E-post: E-postadress till medlem
Det 4:e området som vi samlar personuppgifter på är hemsidan.
Som inloggad på hemsidan finns personuppgifter på olika sidor:
Organisation: Utsedda styrelseledamöter och andra befattningar
Medlemssidor: På medlemssidorna har alla medlemmar som är registrerade på hemsidan sin egen profilsida med personinformation – namn, adressuppgifter och telefonnummer.
Regioner: På regionsidorna finns medlemsuppgifter på medlemmar som har olika befattningar.
Forum: Under olika delar av forumet finns personuppgifter dels från inlägg av medlem och om medlem omnämns i ett inlägg.
Aktiviteter: Personuppgifter kan finnas i information om en aktivitet.
Övrigt: Personuppgifter finns i protokoll och dokument som finns på hemsidan.
Fotogalleri: GDPR innefattar även fotografier eller film på medlem eller där t ex registreringsskyltar kan synas. Medlem har rätt att kräva att sådana foton eller filmer rörande dennes person tas bort eller retuscheras.
YCC Sweden jobbar aktivt på att inte ha mer än nödvändiga personuppgifter på hemsidan och i medlemsregister.
YCC Sweden kräver alltid samtycke från medlemmarna att få hantera deras personuppgifter på bästa nödvändigaste sätt, detta val måste ske genom ett aktivt val.
YCC Sweden använder bara uppgifter som medlemmen själv anger vid registrering eller vid nyttjande av någon av våra tjänster eller aktiviteter.
YCC Sweden har skyldighet att informera hur personuppgifterna används.
YCC Sweden har inga fullständiga personnummer i medlemsregister eller på hemsidan.
YCC Sweden använder inga personuppgifter i marknadsföringssyfte.
YCC Sweden lämnar ut nödvändiga adresslistor som lämnas till tryckeri inför varje utskick av tidning och medlemsinbetalning av årsavgiften.
YCC Sweden använder personuppgifterna för att kunna göra utskick av Nyhetsbrev.
Medlem kan närsomhelst be att få se vilka personuppgifter som finns om denne.
Medlem kan närsomhelst be att få sina personuppgifter ändrade eller raderade på hemsidan och medlemsregister.
Medlem som har barn under 18 år registrerade i YCC Sweden ansvarar för barnets uppgifter och har ansvaret för att barnets uppgifter ändras eller raderas om så behövs.
Medlem som går ur klubben får sina uppgifter raderade i:
- Vår stora medlemsmatrikel (version 1)
- Vår lilla medlemsmatrikel (version 2)
- På hemsidan i vårt Användarregister
- På hemsidan i vårt Kontaktregister
- På hemsidan där medlem finns med i register med befattningar
Sociala medier: YCC Sweden ansvarar för utlägg på sin egen Facebook sida Yamaha Custom Club Sweden. Medlem har rätt att få personuppgifter och bilder ändrade eller raderade. YCC Sweden ansvarar inte för utlägg på sidor som har liknande namn men som administreras av annan person.
YCC Swedens webbshop: Klubben använder sig av underleverantörer till webbshop och inköp av namntaggar. Dessa kan behöva använda sig av YCC Swedens personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde enligt givna instruktioner och riktlinjer från YCC Sweden som personuppgiftsansvarig.
Klagomål
Anser du att vi behandlar uppgifter om dig i strid med gällande lagstiftning bör du anmäla det till vår President snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
YCC Sweden har ett framtaget regelverk hur man ska rätta sig till GDPR.
Ytterst ansvarig för att GDPR efterlevs i klubben är utsedd President.
Webbmaster utsedd av klubben kan komma att tillfrågas i tvistefrågor.
Uppdatering av denna text kan komma att ske.
Du kan när som helst kontakta YCC Sweden för borttagning/radering av personuppgiftsbehandlingen.
Här nedan finner du länkar till Datainspektionen
Rättslig grund: https://www.datainspektionen.se/lagar–regler/dataskyddsforordningen/rattslig-grund/
Intresseavvägning: https://www.datainspektionen.se/lagar–regler/dataskyddsforordningen/rattslig-grund/intresseavvagning/